Hemos escuchado muchas veces eso de “necesitamos un administrador que nos lleve las cuentas”, pero detrás de un administrador hay (o debe haber) mucho más que contabilizar los gastos e ingresos de una comunidad, y más en estos tiempos en los que todo ha cambiado.

Un administrador no sólo lleva las cuentas, sino que trabaja de forma proactiva para el beneficio de la comunidad. Se ocupa de las mejoras de contratos de mantenimiento, conservación y actualización de las zonas comunes, y trabaja en la buena conducta y convivencia entre los vecinos. Además, también se encarga de las reclamaciones a propietarios deudores y visita el inmueble de forma periódica para “empaparse” de los problemas y situaciones en un determinado momento, atiende urgentemente las averías que no pueden demorarse para evitar daños de gran alcance, y está pendiente de que el edificio y sus instalaciones estén siempre adaptados a las normativas vigentes.

Es muy importante que, además de hacerse cargo de los asuntos y gestiones que los propietarios desconocen, el administrador defienda siempre los intereses de la comunidad por encima de todo.

A continuación, veremos algunas de las principales funciones que, a nuestro modo de entender esta profesión, debe tener un administrador para que gestione, de forma correcta, una comunidad de propietarios.

¿Cuáles son las funciones de un administrador de fincas?

• Tener un especial conocimiento de la ley por la cual se rige un administrador de fincas, la Ley de Propiedad Horizontal. Sin ello, no se podrá ejercer correctamente y dar una respuesta al cliente con garantías.
• Agilidad en las tareas. Lo que se espera de un administrador es que sea eficiente en la gestión de incidencias diarias, a fin de evitar demoras y posible malestar en los vecinos afectados, y que esté atento a la hora de confirmar la resolución del problema.
• Informar a los propietarios de forma clara y transparente sobre todos los asuntos relacionados con su comunidad mediante avisos y circulares. Esta información se hará de forma digital o presencial, según el alcance de la incidencia, lo cual indica que las visitas periódicas al inmueble son fundamentales para el buen hacer de esta función.
• Estar informado de todo tipo de noticias, normativas e información de interés que pueda influir en el mantenimiento de las comunidades, lo cual se comunicará a la junta directiva para su conocimiento y posterior tratamiento en una junta general.
• Convocar, de forma anual y obligatoria (siempre que sea viable) una junta general ordinaria, con el visto bueno del presidente, para informar de todos los asuntos importantes, tanto económicos como los destinados al mantenimiento del edificio así como actualizar los cargos de junta directiva. Además, para cualquier obra de gran volumen (fachada, ascensor, etc.) recomendamos convocar una junta general extraordinaria, pues es prioritario explicarlo a los vecinos y adoptar el acuerdo reflejándolo en el libro de actas.
• Optimización de recursos, es decir, buscar la mejor relación calidad-precio en los servicios de mantenimiento del edificio, evaluando y estudiando los trabajos que ofrece esa empresa en función de las garantías, referencias y precio.

Por último, es imprescindible ser Colegiado. Aunque no sea obligatorio, recomendamos que el propietario confíe su comunidad a un administrador colegiado por la seguridad ética y deontológica que ofrece, así como la tranquilidad que otorga disponer de un seguro de Responsabilidad Civil, lo cual garantiza el cobro de una cantidad de dinero ante cualquier mala práctica del administrador.

Los administradores de R. Murillo Administraciones son miembros pertenecientes al Ilustre Colegio de Administradores de Fincas de Málaga y Melilla.